管理研究
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從“老干媽與騰訊的官司”談企業(yè)合同管理中的風(fēng)險及防控
近日，騰訊與老干媽的糾紛引發(fā)了網(wǎng)絡(luò)關(guān)注。據(jù)貴陽警方通報，3名犯罪嫌疑人偽造老干媽公司印章，與騰訊簽訂合作協(xié)議，目的是獲取騰訊在推廣活動中配套的游戲禮包碼，之后通過互聯(lián)網(wǎng)倒賣，獲取利益。目前，3名犯罪嫌疑人已被刑拘，案件正在進(jìn)一步辦理中。
合同管理的主要工作內(nèi)容
通過上述事件的警示，我們應(yīng)對照自己公司情況從全過程、全方位審視自身的合同管理，防止此類風(fēng)險在內(nèi)部發(fā)生，這至少應(yīng)包括以下五個方面的具體內(nèi)容。
一是合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低影響著合同管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對合同管理人員的合同法律知識和簽約技巧等方面的培訓(xùn)。
二是履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生。合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，生產(chǎn)經(jīng)營部門應(yīng)同財務(wù)部門密切配合，做好合同的結(jié)算管理。
三是規(guī)章制度的建立?？茖W(xué)規(guī)范的合同管理必須有章可循，要建立管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范的合同管理制度。
四是合同的談判與簽訂。在合同談判前首先要對合同項目進(jìn)行論證，調(diào)查了解對方當(dāng)事人的資信；仔細(xì)斟酌合同中關(guān)于標(biāo)的數(shù)量與質(zhì)量、價款支付、違約等主要條款；在合同簽訂過程中最好是經(jīng)營人員和法律顧問人員同時參與，確保避免合同漏洞。
五是違約糾紛的處理。違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。如有違約發(fā)生應(yīng)及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
合同管理中存在的主要風(fēng)險
企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險主要由以下五人方面：
一是不簽訂正式的書面合同。在我國的經(jīng)濟(jì)生活中，書面合同是非常重要的，它是當(dāng)事人之間約定的重要憑據(jù)。但是，有許多的企業(yè)對于合同的簽訂并沒有給予足夠的重視，有的企業(yè)僅僅憑借對方的電話或是發(fā)貨清單就進(jìn)行交易，這給合同的履行帶來了很大的隱患。
二是合同文本存在大量缺陷。一些企業(yè)由于合同管理整體水平不高，對合同內(nèi)容的重視不夠，自身沒有統(tǒng)一的合同范本，因此在合同文本的選擇上多比較被動，在合同簽訂過程中，習(xí)慣使用對方提供的合同文本，在合同關(guān)鍵條款上處于弱勢一方，一旦出現(xiàn)合同糾紛，很容易陷入被動的局面。有些企業(yè)雖有合同文本，但其內(nèi)容沒有經(jīng)過專業(yè)人員審核，關(guān)鍵條款缺失，或表述不清，缺乏可操作性，有的內(nèi)容甚至存在重大誤解，容易導(dǎo)致將來發(fā)生履行困難，責(zé)任難以界定的尷尬局面。有的大型項目合同，缺少招投標(biāo)過程，導(dǎo)致合同存在重大缺陷。
三是對于合同履行情況的監(jiān)控不夠。在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢下，合同已成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識，未建立相關(guān)的合同管理機(jī)構(gòu)和制度，無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為，也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用。
四是缺少可行性分析。訂立合同前沒有對另一方的背景資料進(jìn)行盡職調(diào)查或可行性分析。有的企業(yè)在簽訂合同前，不注意了解合作他方的資格、技術(shù)條件是否具備，是否有履約能力等等，由于相關(guān)信息收集不夠，最終導(dǎo)致合同目的不能實現(xiàn)。
五是沒有統(tǒng)一的合同管理制度。企業(yè)合同管理制度是合同管理的關(guān)鍵。構(gòu)建合同管理體系，建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學(xué)化合同管理的關(guān)鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備，缺乏合同風(fēng)險控制能力，不具備應(yīng)對合同糾紛和維權(quán)處理的能力；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但僅限于制度層面，不能靈活應(yīng)用于實際的合同管理工作中。
合同管理中的風(fēng)險防范和控制措施
一是建立完善的合同管理機(jī)制，明確合同管理的任務(wù)。
要做好合同的管理工作，有效地防范風(fēng)險，在合同的管理過程中，就必須要明確劃分各部門的責(zé)任，督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險的發(fā)生。一方面，企業(yè)要建立完善的組織機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)知識的工作人員，使之承擔(dān)起合同管理的任務(wù)，同時還要明確部門的具體職責(zé)。另一方面，將企業(yè)的合同管理工作根據(jù)需要劃分到企業(yè)的各個業(yè)務(wù)部門。在合同的簽訂、履行的過程中，要組織各部門要各司其職，積極參與，建立企業(yè)各部門參與的合同風(fēng)險防范機(jī)制。
二是制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動權(quán)。
企業(yè)自己制定格式文本，既能節(jié)省時間，又能減少交易風(fēng)險，避免日后可能會出現(xiàn)的爭議，即使出現(xiàn)爭議，也可以掌握主動權(quán)。此外，爭取合同的起草權(quán)，也能夠在合同中充分考慮己方利益，認(rèn)真甄選對己方有利的措詞，更好地保護(hù)企業(yè)利益。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的常用合同，企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式文本。對于其他合同，一般應(yīng)由合同業(yè)務(wù)部門起草，企業(yè)法律部門再配合修改；重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭，會同合同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門共同起草。
三是完善合同管理制度體系，使企業(yè)的合同管理做到有規(guī)可依。
企業(yè)所處的行業(yè)不同，造成業(yè)務(wù)的內(nèi)容也各不相同，使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業(yè)相關(guān)制度的建立。各個企業(yè)要根據(jù)自身實際，依照國家的《合同法》以及上級頒布制定的相關(guān)的合同管理制度，制定合適的企業(yè)合同管理機(jī)制，明確相關(guān)的人員配置、相關(guān)部門和人員的職責(zé)等。其次，企業(yè)要加強(qiáng)對于合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時的重要憑證，要加強(qiáng)保管，做到專人保管、專章專用，以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風(fēng)險。最后，要有企業(yè)對外簽訂合同的授權(quán)、審批制度。對于企業(yè)對外簽訂合同的授權(quán)、審批工作，要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范授權(quán)審批行為，防范可能發(fā)生的合同風(fēng)險。
四是重視重大合同的可行性研究。
對于重大合同，在對合同文本審查的同時，也要對合同背景進(jìn)行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭，組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員、財務(wù)人員組成的專業(yè)團(tuán)隊，對合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進(jìn)行實地的調(diào)查，做出風(fēng)險的總體評估。這種審查不是形式上的審查，而是要確認(rèn)對方是一個合法的法律主體，具備相關(guān)從業(yè)資格、完整的履約能力、技術(shù)條件是否過關(guān)等等。如果是特別重大合同，可以考慮聘請專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查，由其出具盡職調(diào)查報告。對于工程項目和重大采購合同，在必要的條件和要求下，要運用“招投標(biāo)”過程，明確項目的核心內(nèi)容和要求，來避免合同中出現(xiàn)重大缺陷，否則一旦合同簽訂，后期的合同管理無法糾正合同文本的關(guān)鍵性缺陷和問題。前面提及的“老干媽與騰訊的官司”就是在這個環(huán)節(jié)沒有執(zhí)行到位的結(jié)果。
結(jié)論
總之，合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要工作，它不但是來個過程，而且是一個首尾相連、循環(huán)往復(fù)、不斷提高的過程，直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的前途。對于合同的管理絕不能等閑視之，大意麻痹。企業(yè)要樹立正確的風(fēng)險防范意識，建立完善的合同管理部門和管理體制，企業(yè)的各部門要共同參與，齊心協(xié)力，做好合同管理的把關(guān)工作，提高企業(yè)風(fēng)險防范能力，切實保證企業(yè)的合法權(quán)益，使得企業(yè)在不斷發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟(jì)中謀得一席之地。
